Tech-сообщество (большая ассоциация, объединяющая продуктовые компании) проводило ежегодную конференцию в Сколково: 600 участников, два дня, три параллельных потока, 35 спикеров. Заказчик, маркетинг-директор ассоциации. Задача, отснять полноценный фоторепортаж под три цели: сайт следующей конференции и продажу билетов, годовой отчёт для членов ассоциации и контент для соцсетей в течение полугода. В кейсе показываем, как мы координировали двух фотографов на трёх параллельных треках, что снимали в пленарных, кулуарах и на выступлениях, и почему дублирующий фотограф окупается за один такой проект.
Бриф клиента
Маркетинг-директор ассоциации обозначил три уровня задач:
- Сайт и продажа билетов: атмосферные кадры зала, активная аудитория, фирменный мерч и оформление, лица в эмоции
- Годовой отчёт ассоциации: ключевые спикеры на сцене, президиум, награждения, цифры на экране, «деловые» горизонтали под верстку
- Соцсети: вертикали для Telegram-канала и постов, динамичные кадры выступлений, нетворкинг, кофе-брейки, юмор в кулуарах
Дополнительное условие, обязательная фотофиксация всех 35 спикеров на сцене + узнаваемые портреты партнёров (двенадцать логотипов на бэке), кадры со стендами 8 спонсоров. Презентации проходили в трёх залах одновременно с 10 утра до 18 вечера, два дня.
Подготовка
За месяц до конференции получили программу с таймингом до 15 минут и согласовали маршрут двух фотографов.
Состав команды
- Основной фотограф (мы): главный зал с пленарными сессиями, церемония открытия, награждения, ключевые спикеры из топ-10
- Второй фотограф (приглашённый под арт-направлением «Алекс Майский»): второй и третий залы, кулуары, нетворкинг, кофе-брейки, стенды партнёров
- Координатор: с распечатанной программой, передавал срочные просьбы по рации, фиксировал что отснято, что нет
Согласование стиля
Перед мероприятием второй фотограф снял с нами три тестовых кадра в условиях, близких к конференционным. Сравнили цветопередачу, контраст, баланс белого. Свели пресеты под одинаковую обработку: умеренный контраст, тёплый WB 5200K, минимальная зернистость до ISO 6400. Это критично, на сайт пойдут кадры от обоих фотографов вперемешку, и они не должны «прыгать» по цвету.
Логистика снаряжения
- Каждый фотограф: 2 камеры на ремнях (никакой смены объективов в потоке), 3 заряженных аккумулятора, 4 карты памяти на сменку
- Один комплект накамерных вспышек на резерв (в основной свет конференции встроены потолочные)
- Один ноутбук в пресс-комнате для быстрой выгрузки и проверки
- Рации Baofeng для оперативной связи, конференция плохо подходит для голосовых через мессенджеры
День 1: расписание съёмки
| Время | Что происходит | Кто снимает |
|---|---|---|
| 9:00-9:30 | Регистрация, кофе на входе, гости получают бейджи | Оба, разные ракурсы |
| 9:30-10:00 | Финальная подготовка сцены, кадры пустого зала | Основной |
| 10:00-11:00 | Церемония открытия, пленарная | Основной (сцена), второй (зал и реакция) |
| 11:00-12:30 | Параллельные треки в трёх залах | Основной зал 1, второй залы 2-3 |
| 12:30-13:30 | Обед и нетворкинг | Оба, кулуары и стенды |
| 13:30-15:30 | Параллельные треки | По распределению ключевых спикеров |
| 15:30-16:00 | Кофе-брейк | Оба, нетворкинг |
| 16:00-17:30 | Заключительная пленарная | Основной (сцена), второй (зал) |
| 17:30-18:30 | Аплодисменты, выход спикеров, кадры партнёрской зоны | Оба |
| 18:30-20:00 | Afterparty в фойе, неформал | Один фотограф (мы) |
День 2 шёл по аналогичной структуре с поправкой на финальную церемонию награждения вечером.
Что снимали: блоки по форматам
- Сцена и спикеры: широкий план сцены с экраном (видно тему доклада), средний план спикера, крупный портрет (эмоция, жест). Минимум 5 кадров на каждого из 35 спикеров
- Аудитория и реакции: кадры из зала «в спину спикера» (зал заполнен, лица в кадре), реакция, смех, аплодисменты, поднятые руки на вопросах
- Президиум и панельные дискуссии: общий план всех участников, крупно говорящий в моменте, реакция остальных
- Награждение: момент вручения статуэтки, рукопожатие, общий кадр с организаторами на сцене
- Кулуары: деловые диалоги «два в три», обмен визитками, разговор у стенда, кофе и смех
- Стенды партнёров: каждый стенд снят дважды (общий вид + кадр с посетителями), логотипы спонсоров не закрыты
- Атмосфера: деталь регистрации, бейджи крупно, мерч, оформление зала, фирменный кофе, лого ассоциации в интерьере
Технические детали
| Параметр | Что использовали |
|---|---|
| Основной фотограф | 2× Sony A7 IV: 24-70 f/2.8 GM II на первой, 70-200 f/2.8 GM II на второй |
| Второй фотограф | 2× Canon R6 Mark II: 28-70 f/2 на первой, 70-200 f/2.8 на второй |
| Свет | Естественный + сценический. На стендах накамерная вспышка в отражатель |
| Параметры | ISO 1600-6400 (выступления), 1/250 минимум для рук спикера, f/2.8-4 |
| Носители | SD UHS-II V90, дублирование, перекладка карт каждый перерыв |
| Бэкап | В пресс-комнате на ноут каждый перерыв, в облако каждый вечер |
Сложности и решения
- Контражур от LED-экрана за спикером. Экран ярче лица в 4-5 ступеней, без коррекции выходит силуэт. Снимали с экспокоррекцией +1,5 EV по лицу, экран в кадре светлеет, но не выгорает (на конференциях контент с экрана редко важен, важно лицо)
- Цветной свет на сцене (фиолетовая заливка во время одной из секций). Лицо «лиловело». Не пытались править на месте, снимали в RAW с фикс-WB, в обработке вернули нейтральный тон лица, оставив цветной свет на фоне
- Спикер вёл доклад с одной точки сцены и не двигался 40 минут. Через 15 минут все кадры одинаковые. Переместились в зал, сняли «со спины спикера, лица аудитории», получили живой материал
- Партнёр потребовал «обязательно крупный кадр генерального директора у стенда». Координатор по рации передал запрос, заложили 10 минут в кофе-брейк, отсняли отдельно. Прислали как срочную выдачу в тот же вечер
- Один из спикеров сильно жестикулировал руками. На выдержке 1/200 руки смазались. Перешли на 1/500, подняли ISO на ступень, в финальной выдаче этот спикер на тех же ISO что и остальные за счёт чуть более яркого света от сцены
- Второй фотограф пропустил начало одной из ключевых сессий из-за пробки в кофе-зоне. Передали по рации, мы смогли подменить (доклад шёл в 5 минутах от основного зала). С этого момента усилили правило, ключевые сессии за 10 минут до начала уже на месте
Цитата маркетинг-директора
«Сравнивая с прошлогодней съёмкой одним фотографом, разница не в количестве кадров, а в покрытии. В прошлом году у нас не было ни одного кадра с одного из трёх треков, и партнёр обиделся. В этом, отснято всё, включая нетворкинг и стенды. Контент для соцсетей мы публикуем уже четвёртый месяц после конференции, и не закончился. Билеты на следующую конференцию открыли с обложкой из этой съёмки, конверсия выше на 18%».
Цифры
| Метрика | Значение |
|---|---|
| Дней съёмки | 2 |
| Фотографов | 2 (основной + дублирующий) |
| Участников конференции | около 600 |
| Спикеров | 35 (отснят каждый) |
| Стендов партнёров | 8 (отснято по 2-3 кадра) |
| Снято кадров | около 9 200 за два дня |
| Отдано в выдаче | около 900 ретушированных JPEG |
| Срок выдачи | срочные 24 часа (для соцсетей), полная выдача 14 дней |
| Формат передачи | Приватная галерея по разделам (спикеры по именам, кулуары, стенды, награждение) |
Что отдали клиенту: структура выдачи
Выдача делилась на две волны.
Срочная выдача в 24 часа
В ночь после первого дня и в ночь после второго отдавали по 30-40 ретушированных JPEG в облачную папку. Цель, чтобы PR-команда смогла утром следующего дня сделать пост-релизы, опубликовать в соцсетях, отправить итоговый дайджест в рассылку для участников. Срочная выдача делалась по приоритету:
- Кадры открытия и закрытия (используются в обложках материалов)
- 5 главных спикеров (по согласованному списку)
- Атмосферные кадры зала и нетворкинга
- Награждение, если оно было
Полная выдача через 14 дней
Структура папок:
- Открытие и пленарные: по часам мероприятия
- Спикеры по именам: 35 папок, в каждой 15-30 кадров одного спикера (общий, средний, крупный, разные эмоции)
- Награждение: отдельная папка с поминутной разбивкой
- Стенды партнёров: 8 папок по названиям спонсоров, в каждой 5-8 кадров
- Кулуары и нетворкинг: отдельная папка с подпапками по дням
- Атмосфера: детали, оформление, мерч, кофе-зона
- Afterparty: отдельно (не для всех каналов публикации)
Согласование с PR-командой
За день до полной выдачи мы провели 30-минутный созвон с маркетинг-директором: показали кадры через демо-доступ к галерее, отметили те, которые точно идут в первую обложку, согласовали 5-7 «деликатных» кадров (где спикер показан не с лучшего ракурса, нужно убрать) и зафиксировали правила лицензирования (партнёрам разрешено пользоваться только кадрами с их стендов, не общими). Это сэкономило клиенту неделю переписки с партнёрами впоследствии.
Спецслучай: партнёрский запрос задним числом
Через неделю после конференции один из партнёров написал, мол, «хотим использовать фото нашего стенда в годовом отчёте, но среди отданных кадров не хватает крупного плана продукт-демо, который был на стенде». Кадр действительно был, но не попал в финальный отбор (брак: посетитель закрывал часть стенда рукой). Подняли исходный RAW, провели локальную ретушь на устранение посетителя, отдали в течение дня. Это закрепило отношения и привело партнёра в подписку на следующий год.
Урок отдельный: исходные RAW мы храним минимум год после съёмки, и предупреждаем клиента, что добор-кадры по конкретным запросам можно делать в этот срок. Это часть наших стандартных условий по корпоративной съёмке.
Урок проекта
Конференция от 300 человек, где параллельно идут больше двух треков, экономически выгоднее снимать вдвоём. Не из соображений «больше кадров», а потому что пропущенная ключевая сессия или забытый стенд партнёра, репутационный риск, который дороже гонорара второго фотографа. Второй вывод, координатор с рацией и распечатанной программой важнее техники. Без него двое фотографов работают как один: непонятно, кто на чём и кто куда переходит. С координатором, как четыре. Третий вывод, срочная выдача 30-50 лучших кадров в первые 24 часа сильно повышает ценность съёмки в глазах клиента: PR-команда успевает выпустить материалы в первый же день после события, когда внимание ещё горячее. Четвёртый, хранение RAW-исходников год после съёмки превращает разовый проект в долгие отношения, конкретные доборы по запросу через 2-6 месяцев часто решают коммуникацию с партнёрами.
Бизнес-портрет в Москве: команда «Алекс Майский»
Снимаем команды от 5 до 200 человек, CEO и founder-портреты, репортажи с конференций. Выезжаем в офис, башню Москва-Сити, на конференц-площадку или в студию. Согласуем mood-board, образы и тайминг заранее, отдаём ретушированные кадры через 5-10 рабочих дней.
- Бизнес-портрет команды в офисе или мобильной студии, единый стиль для сайта
- Личный портрет CEO/founder для LinkedIn, годового отчёта, СМИ
- Репортаж с конференции, тимбилдинга, конференц-сессии
Частые вопросы
Сколько фотографов работало на конференции на 600 человек?
На tech-конференцию в Сколково в 2024 году мы вывели команду из 4 фотографов: 2 на основном зале (общие планы, спикеры, реакция зала), 1 на нетворкинг-зоне и кофе-брейках, 1 мобильный по выставочной зоне и круглым столам. Координировал съёмку Алекс Майский, он же снимал ключевые моменты с VIP-гостями и закрывал параллельные секции.
Сколько стоит фотосъёмка конференции на 600 человек в Сколково?
Бюджет такого формата у нас обычно укладывается в 80-120 тысяч рублей за полный день (8-10 часов) с командой 3-4 фотографов и обработкой 600-800 кадров. Финальная сумма зависит от количества параллельных залов, нужны ли утренний прогон оборудования, итоговый тайминг и срочность сдачи материала. Точный расчёт под программу даём в чате на сайте или в Telegram за 15-20 минут.
Как быстро отдали фотографии после конференции?
Превью-пакет из 30-40 лучших кадров для соцсетей и пресс-релиза заказчик получил уже через 4 часа после закрытия конференции, в тот же вечер. Полный отобранный и отретушированный архив (около 720 фото) сдали на третий день. Если клиенту нужен материал ещё быстрее, делаем on-site обработку прямо на площадке - первые кадры уходят в SMM в течение часа.
Что входит в съёмку tech-конференции кроме самих фото?
Помимо репортажа мы организовали портретную зону для спикеров (отдельный свет, серый фон, по 5-10 кадров на человека), сняли все панельные дискуссии с двух точек, отработали награждение и афтепати. В пакет вошли: цветокоррекция, отбор, ретушь портретов спикеров, выгрузка по папкам (зал/нетворкинг/спикеры/награждение) и передача через облако с прямыми ссылками для PR-отдела.
Как мы не мешали программе и работе спикеров?
Команда работала в тёмной форме без логотипов, с тихими затворами (Sony A7-серии в silent mode). Перед конференцией Алекс Майский согласовал с продюсером маршруты перемещения между залами, точки съёмки у сцены и тайминг выхода для портретов спикеров - все ключевые кадры сделали в технических паузах, не отвлекая зал.
Можно ли заказать такую же команду на свою конференцию?
Да, формат тиражируемый. Напишите нам в чат на сайте fotografmoskva.ru или в Telegram, пришлите программу, количество гостей, площадку и дату - в течение часа вернёмся со сметой и составом команды под вашу задачу. Если событие через 7-10 дней, желательно бронировать сразу, на крупные tech-ивенты в Москве свободные слоты у проверенных репортажников закрываются заранее.
А если на площадке сложный свет или темный зал, как в Сколково?
В Сколтехе и большинстве конференц-залов Сколково сцена освещена контрастно, а зал почти в темноте - снимаем на светосильную оптику 1.4-1.8 и тушки с рабочим ISO до 12800, без вспышек в зале. Для портретной зоны привозим свой импульсный свет и фон, ставим за 30 минут до начала регистрации. Качество кадров не зависит от того, насколько тёмный зал и какого цвета подсветка сцены.